Volg mij op: linkedIn Twitter
 

Uit de ban van je overvolle mailbox

Het verhaal van Wim

'2.400 mails in mijn inbox, de "go-to" persoon voor collega's die daardoor constant aan mijn bureau stonden en een baas die me verweet dat ik niet snel genoeg resultaten afleverde. Ik had geen idee hoe ik de regie over mijn werk kon terugpakken.'

Wim werkt al 27 jaar bij een bedrijf dat bloedtestproducten levert aan klinische laboratoria over de hele wereld. Zodat bijvoorbeeld iedere patiënt die een bloedtransfusie moet ondergaan bloed krijgt dat 100% veilig is, van het juiste type.

'Mijn taak is de wensen en belangen van Marketing te vertalen naar technische requirements waar onze engineers in Research & Development iets mee kunnen. En andersom natuurlijk ook. Samen ontwikkelen we zo een goed en veilig product voor onze klanten.'

Hij heeft plezier in zijn specialistische werk. Is er goed in ook!

Zo goed zelfs dat zijn leidinggevende beslist: vanaf nu moet alle product gerelateerde communicatie uit de regio tussen Marketing en Research & Development via één persoon gaan. En die persoon is onze Wim.

'Ik vond het een begrijpelijk besluit: één stem creëert immers een heldere, eenduidige strategie over beide disciplines heen.'

In de knel

Maar Wim kwam knel te zitten.

'Om de haverklap werd ik gestoord. Iedereen wist me te vinden. Ook voor vragen en problemen die niets van doen hadden met mijn expertise. Het hielp ook niet dat ik in een kantoor werk met glazen muren. Als ze me zagen zitten, stonden ze bij wijze van spreken al aan mijn bureau.'

Hij verloor er veel tijd mee. Het werk stapelde zich op.

En zijn inbox groeide. Tot meer dan 2400 mails. Vol met vragen en nodige acties.

'Ik werd geleefd door mijn mailbox. Zag door de bomen het bos niet meer en mijn hoofd liep over.'

Zo kwam het tot een clash met zijn leidinggevende. Die verweet hem dat hij niet snel genoeg werk leverde.

Het frustreerde Wim enorm. Er moest iets gebeuren. Maar hoe en wat precies? Hij had geen idee.

Toen dacht hij aan Heidi. Hij volgde haar al langer en las de laatste tijd geregeld over haar visie om je werk visueel te managen voor meer grip op je werk. Zou zij hem verder kunnen helpen?

Na overleg met zijn leidinggevende meldde Wim zich aan voor een persoonlijke actiesessie 'Visueel Grip op je Werk'.

Visueel kenniswerk

In de actiesessie leerde hij allereerst wat er precies gebeurt als je de grip op je werk verliest en de kwaliteit van je aandacht daalt. Je kan je dan niet goed meer concentreren op één taak, maar switcht telkens van het een naar het ander. Waardoor je steeds weer nieuwe dingen erbij pakt en veel minder gedaan krijgt dan je je voorneemt.

Heidi laat hem zien hoe hij dit patroon kan doorbreken: door al zijn taken en projecten visueel te maken.

Snel en op een gestructureerde manier. Met een slim, zelfsturend doe-systeem.

'Ik had meteen zoiets van: dít is de methode waar ik al zo lang naar heb gezocht! Zó logisch en met eenvoudige spelregels.'

Terug op kantoor merkt hij al snel hoe het visueel maken van zijn to-do's zijn vruchten afwerpt.

'Ik zie nu precies wat belangrijk is en waar ik mijn tijd en energie aan wil geven. Daardoor laat ik veel minder aan het toeval over. Plan realistischer, ben selectiever in wat ik wel en niet oppak. Vanzelf leg ik daarmee de juiste accenten in mijn werk.

Mijn aandacht richt ik nu enkel op die dingen die waarde toevoegen. Zoals resultaten van externe en interne trials publiceren, waarmee de afdeling Marketing de juiste claims kan maken naar onze key customers, gebaseerd op objectieve data.

Tegenwoordig heb ik aan het eind van de dag daadwerkelijk die taken opgepakt en afgemaakt die ik me 's morgens voorneem om te doen. Ik ga daardoor met een heel voldaan gevoel naar huis.

Zonder losse eindjes in mijn hoofd.'

Goudklompjes

Ook anderen merken verschil sinds hij zijn werk visueel maakt.

Voorheen gaf hij collega's of vertegenwoordigers die een beroep op hem deden veel ruimte, waardoor hij regelmatig in de knel kwam met zijn eigen planning en prioriteiten.

Dat is nu anders.

'Ik ga nu zakelijker, rationeler met verstoringen, vragen en spoedklussen om, waardoor ik zelf de regie houd. De verbazing is soms van de gezichten van collega's af te lezen, als ze zien wat ik doe. Maar inmiddels vertrouwen ze mijn aanpak.

Ze weten nu: alleen de goudklompjes uit de mesthoop komen op mijn bord. Dus de dingen die er echt toe doen. Want álles doen, dat gaat gewoon niet. Dat zie ik nu. En mijn collega's ook. Letterlijk!'

Er is nog iets veranderd.

De interactie met zijn leidinggevende is aanzienlijk verbeterd.

'Bizar gewoon hoe goed het nu loopt tussen mij en mijn baas. Voorheen kon hij me flink onder druk zetten. Dan was het steeds van: 'Heb je dit en dat al gedaan?' of 'Waar blijft toch dat antwoord op...?'

Dat doet hij niet meer.

Best bijzonder. Want hij heeft mijn dashboard nog niet gezien, omdat hij in het buitenland werkt. Dus hij heeft geen idee hoe ik mijn werk nu visueel organiseer.

Maar sinds ik dat doe constateert hij dat ik solide resultaten neerzet. Precies in lijn met die resultaatgebieden die in zijn eigen doelen top 10 staan. Hij hoeft nergens meer 20 keer achteraan. Dat zorgt voor onderlinge rust en waardering naar elkaar toe. Onze 1-op-1 gesprekken zijn een stuk plezieriger geworden.'

Onvermoed effect

De actiesessie heeft Wim veel gebracht: rust, voldoening, erkenning.

Intussen experimenteert hij ook thuis met het doe-systeem. Samen met zijn puberzoon die door concentratieproblemen moeite heeft zijn huiswerk goed in te plannen.

'Zijn juf helpt ons daarbij. Zij deelt nu zijn huiswerk zo in, dat ik en mijn zoon het eenvoudig visueel kunnen maken op zijn eigen doe-bord.

Nooit gedacht dat mijn actiesessie ook dit effect zou hebben.'

[Update: 6 weken na Wim's sessie is het aantal mails in zijn inbox gedaald naar 1.700)

PS: Wil jij ook loskomen van je overvolle mailbox en leren hoe je grip op je werk krijgt door je werk visueel te maken? Dan is een persoonlijke actiesessie 'Visueel Grip op je Werk' beslist iets voor jou.

Deel dit artikel:

Nieuwsbrief

Voor sensitieve kennisexperts die willen floreren in hun werk op een manier die perfect past bij wie ze zijn en wat ze kunnen.

Probeer hem gewoon eens uit (je hebt je zo weer afgemeld). Ik zal in geen geval jouw gegevens doorgeven aan anderen.

Recente artikelen


Contact

Doe's Mindful
G. van Assendelftstraat 10A
1961 NK Heemskerk
T: 06-1434 7331
KVK 34308907
BTW NL 1910.04.340 B01